身為 Digital Marketer，同時也是一個追求高效率的 J 人，我非常重視日常工作與生活的規劃。在從事網路行銷的十多年間，我嘗試了許多生產力工具，例如 Trello、Jira、Bitrix、Zoho、LucidChart、
Monday.com、Evernote 等，來管理專案、跨部門協作、旅行計劃，甚至是日常瑣事。
經過多年的篩選，我最終留下了以下 4 個工具，作為日常高效管理的核心夥伴。
Notion：全能型知識管理工具
工具介紹
Notion 是一款多合一的生產力工具，集筆記、文件管理、專案管理、知識庫和資料庫功能於一體。支援高度自訂，使用者可以建立自己的工作流程，適用於個人筆記、團隊協作和公司知識庫。
核心功能
- 筆記與文件管理：支援富文本編輯，可插入圖片、待辦事項、程式碼區塊等內容。
- 資料庫管理：提供表格、清單、看板、日曆等多種視圖，方便資訊管理。
- 任務與專案管理：支援團隊協作，可指派任務、設定截止日期。
- 嵌入與整合：可嵌入 Google Drive、Figma、Trello 等工具。
- 跨平台支援：Web、桌面端和行動裝置同步資料。
個人使用體驗
從 2021 年開始使用 Notion 後，我幾乎把 Trello 和 Evernote 的資料都移轉到了 Notion。它不僅是我的專案管理工具，也是我的日常規劃助手，如食譜收集、日記、課程筆記和旅行計劃。
小貼士：Notion 提供大量模板，即使是初學者，也可以找到適合自己的模版快速上手。
Miro：創意與協作的無限白板
工具介紹
Miro 是一款線上白板協作工具，廣泛應用於團隊腦力激盪、設計思維、產品開發和遠距會議。
核心功能
- 無限畫布：提供自由拖曳和縮放的白板空間。
- 預設範本：涵蓋使用者旅程地圖、商業模式畫布、敏捷開發看板等。
- 團隊協作：支援即時編輯、評論、視訊會議和投票。
- 整合第三方工具：可與 Slack、Zoom、Trello、Asana 等連動。
- 手繪與視覺工具：提供畫筆、形狀、便條等多種工具。
個人使用體驗
Miro 就像我的“外接大腦”，是我進行腦力激盪的集錦簿。所有未成熟的想法，或是從網路上收集來的截圖，我都會先丟到 Miro 上進行整理。此外，它也是我的 Wireframe 設計工具。
MindMeister：心智圖神器
工具介紹
MindMeister 是一款專注於心智圖的線上工具，適用於腦力激盪、創意構思、專案規劃等場景。
核心功能
- 線上心智圖：提供多種主題風格，支援拖曳調整結構。
- 團隊協作：支援多人即時編輯。
- 任務管理：可直接在心智圖上建立任務並設定截止日期。
- 匯出與分享：支援匯出 PDF、PNG、Word、Markdown。
- 雲端同步：隨時隨地存取和編輯。
個人使用體驗
心智圖對 Digital Marketer 來說是非常重要的工具，例如在做網站內容規劃時，我會先用 MindMeister 進行整體架構設計。另外一個亮點功能就是它有任務管理功能可以直接產生任務，並指派給團隊成員。
不過，自從使用 Notion 之後，我大多只用 MindMeister 進行心智圖整理，而任務管理部分則交由 Notion 處理。
Clockify.me：時間管理與追蹤神器
工具介紹
Clockify 是一款免費的時間追蹤工具，適用於個人、自由工作者和團隊，幫助使用者記錄工作時間、分析時間分配，提高效率。
核心功能
- 時間追蹤：可手動或自動記錄工作時間，並分類管理。
- 專案管理：可為不同任務分配時間，追蹤團隊工作進度。
- 資料報表：提供詳細的時間統計和分析報告。
- 多端支援：可在 Web、桌面和行動端同步使用。
個人使用體驗
我主要用 Clockify 進行時間追踪，每次開始任務時，就會開啟計時器記錄時間。這樣可以讓我複盤自己在哪些任務上花了最多時間，以優化工作效率。
Clockify 現在也新增了開立發票（Invoice）功能，未來可能會研究如何更好地利用它。
如何有效率地使用這些工具？我的工作流程分享
創意發想階段 → 使用 Miro
先在 Miro 進行腦力激盪，利用 Sticky Note 記錄零散想法。
收集相關截圖、參考資料，整理視覺思考。
結構化整理 → 使用 MindMeister
如果需要係統化整理，使用 MindMeister 建立心智圖。
在做網站內容規劃時，這一步驟尤其重要。
執行任務管理 → 使用 Notion
任務拆解後，加入到 Notion 的看板視圖。
設定每週的待辦事項，並追蹤進度。
時間管理與複盤 → 使用 Clockify.me
追蹤每個任務的耗時，分析哪些環節可以優化。
定期複盤，調整時間分配，提高工作效率。
總結
這四款工具各具特色，結合運用可以大幅提升個人和團隊的生產力。
🔹 Notion：知識管理 & 任務規劃
🔹 Miro：創意發想 & 視覺整理
🔹 MindMeister：結構化思維整理
🔹 Clockify.me：時間管理 & 效率提升
當然，Google Docs 這樣的基礎工具也是不可或缺的。此外，每個工具的適用性因人而異，我的選擇並不代表其他工具不好，只是目前最符合我的管理方式。要是所負責的專案有需要，我也是會配合對方廠商所使用的工具來進行專案管理跟調整。
你對哪款工具最感興趣？歡迎留言分享你的高效工作秘訣！ 🚀
接下來我也會分享我曾經使用過的工具和他們的優缺點，盡情期待！
